Gör dig redo inför stämman

Bostadsrättsexpert Anette Krising Brolin har sammanställt några användbara tips för att säkerställa att årsstämman blir så effektiv som möjligt.

1. Ha framförhållning för effektiv planering

En välplanerad årsstämma kräver god framförhållning. Börja med att bestämma det slutliga datumet för stämman och arbeta sedan bakåt för att fastställa viktiga milstolpar såsom när kallelsen ska skickas ut, när årsredovisningen måste vara klar och om ni ska anlita en extern stämmoordförande. Skapa en tydlig tidslinje och fördela ansvar för att säkerställa att alla uppgifter blir utförda i tid.

2. Kalla till stämman i god tid

Enligt lagen och stadgarna ska kallelsen till årsstämman skickas ut två till sex veckor i förväg. Se till att kallelsen innehåller all nödvändig information såsom tidpunkt, plats och dagordning. Det är också bra och viktigt att inkludera styrelsens förslag på beslut gällande motioner och propositioner för att medlemmarna ska kunna förbereda sig ordentligt inför stämman. För att säkerställa att alla medlemmar nås av kallelsen kan det vara en bra idé att skicka den både med post och som e-post. Innan detta kan göras måste föreningen ha beslutat att tillåta elektronisk kommunikation och medlemmarna måste ha samtyckt till detta

En extern ordförande ser till att allt går till på rätt sätt och är neutral i frågor som kanske är känsliga för styrelsen och medlemmarna

3. Bra att tänka på gällande rösträtten och rösträkningen

Innan stämman är det viktigt att kontrollera vilka medlemmar som har rösträtt och att röstlängden är korrekt. Det kan även vara nödvändigt att utfärda röstkort för att underlätta rösträkningen, särskilt om det förväntas många deltagare på stämman. Se även till att medlemsförteckningen är uppdaterad och att de som inte har betalat sina avgifter inte ges rösträtt om stadgarna reglerar det.

4. Missa inte förvaltningsberättelsen

Förvaltningsberättelsen är en viktig del av årsstämman där föreningens verksamhet under det gångna året sammanfattas. Ta dig tid att skriva en utförlig och informativ förvaltningsberättelse som beskriver föreningens utveckling och eventuella händelser av betydelse. Detta ger medlemmarna en bättre förståelse för föreningens verksamhet och är särskilt viktigt för potentiella nya medlemmar. Det finns nya obligatoriska uppgifter från BFN:s allmänna råd och vägledning som ska finnas med i förvaltningsberättelsen exempelvis att föreningen är en äkta bostadsrättsförening, om föreningen innehar marken med äganderätt och om verksamhetens resultat innebär en förlust.

5. Vilka lagar gäller i en bostadsrättsförening

Bostadsrättslagen och lagen om ekonomiska föreningar är de viktigaste lagarna att ha koll på. Genom att förstå dessa lagar och relevanta lagrum undviker ni knepiga juridiska problem och kan då vara säkra på vad som gäller inför stämman.

6. Glöm inte! Nu kan du hålla helt digitala stämmor

Hösten 2023 föreslog regeringen en lagändring som skulle göra det möjligt för ekonomiska föreningar att hålla digitala stämmor permanent. Den 22 november 2023 godkände riksdagen förslaget. Från och med den 1 januari 2024 blev det därmed verklighet att föreningar kan hålla helt digitala stämmor. En grundförutsättning för genomförandet av en helt digital stämma utan fysiskt deltagande är att föreningen har reglerat möjligheten att hålla stämman digitalt i föreningens stadgar.

Text: Fastighetsägarna Service

Bild: Colourbox