När brf-styrelsen är helt ny
Det är inte helt självklart vad som förväntas av en ny styrelse och det är mycket att tänka på till en början.
Registrera den nya styrelsen hos Bolagsverket
Så snart föreningsstämman är avklarad och beslut kring de nya rollerna är tagna behöver styrelsen registreras. Det görs via bolagsverket. En ändring i styrelsen börjar gälla först då anmälan om registrering ankommit till Bolagsverket och får ett diarienummer. Det gäller även för anmälan av firmatecknare.
Uppdatera fullmakterna
Fullmakter som tillhör bostadsrättsföreningens styrelse kan finnas hos till exempel banken eller hos den ekonomiska förvaltaren. Dessa behöver uppdateras genom att ta bort de ledamöter som har avgått och lägga till namn på de nytillsatta i styrelsen.
Skaffa dig koll på nycklar och lösenord
Tillsammans med den tidigare styrelsen behöver du och resterande i den nya styrelsen gå igenom vilka nycklar som är utlämnade. Skaffa er en ordentlig översyn kring nycklarna och låssystemet. Det är er som medlemmarna kommer att fråga om nycklar och användandet av gemensamma utrymmen, så se till att ha koll på dessa.
Även koder och lösenord som styrelsen har haft förfogande över behöver ni ta reda på samt ändra. Exempelvis behöver brf-styrelsens mejlinkorg ett nytt lösenord som endast ni i den nya styrelsen har koll på.
Anmäl er som nya kontaktpersoner
Som en helt ny styrelse behöver ni bekanta er med samt ta över avtalen hos alla externa kontakter som den tidigare styrelsen hade kontakt med. Det kan vara allt från förvaltare, bank och hissjour till revisor, avfallshantering och leverantörer av förbrukningsmaterial. När du kontaktar dessa bör du även passa på att be om en genomgå av vilka rutiner som gäller. På så sätt kommer du snabbt in i din nya roll i styrelsen.
Sätt upp en tydlig planering
För att styrelsearbetet ska fungera så smidigt som möjligt är det viktigt med en tydlig plan. Börja med att ta en sittning och gå igenom fastigheten, allt från ekonomisk status till underhållsplan. På så sätt får ni en övergripande bild över vad som behöv göras framöver. Skriv även en tydlig fördelning över vem som förväntas göra vad och boka in datum för kommande styrelsemöten. Det är vanligt att styrelsemöten hålls varje eller varannanmånad, beroende på hur stor föreningen är.
Få till effektiva och korta styrelsemöten
När det väl är dags för styrelsemöte är vårt tips att få till effektiva och korta styrelsemöten. Långa utdragna möten med oklara beslutspunkter stjäl energi och riskerar få hela styrelsearbetet att kännas tristare än vad det behöver vara. Försök därför att ha en tydlig mötesagenda med tydliga beslutspunkter, uttalad protokollförare och iordningställda underlag. Varje styrelsemöte ska dokumenteras i protokoll, som förs i nummerföljd och som ordföranden och minst en ledamot ska skriva under. Denne ledamot får inte vara protokollföraren själv. Sedan ska protokollen förvaras på en säker plats.
Text: Fastighetsägarna Service
Bild: Colourbox